Variation - l'origine

gestion de dossiers d'usagers

La solution Variation a été développée en coopération avec plusieurs établissements et services du social et médico-social (ESSMS) afin de répondre à leurs besoins en matière de centralisation des dossiers d'usagers et d'échange d'information entre intervenants.

Variation s'intègre dans le projet d'établissement des ESSMS. Avec Variation, vous renforcez la qualité de votre gestion collective et affinez la prise en charge individuelle de vos usagers. Vous gérez efficacement chaque projet individuel et coordonnez les interventions de l'ensemble de vos services.

Un besoin au quotidien

  • Les ESSMS sont toujours plus sollicités par des demandes de rapports et de statistiques périodiques. Ces rapports sont difficiles à produire et empêchent les intervenants de se consacrer pleinement au suivi des usagers lui-même.
  • Les contraintes et réglementations liées à la Loi 2002-2 de rénovation de l'action sociale obligent ces structures à enregistrer un volume croissant d'informations liées aux usagers et suivre la qualité du service fourni. Des démarches d'évaluations internes en continu doivent être mises en place et permettre un rapport tous les 5 ans. Le dossier de l'usager en version papier s'épaissit et devient difficilement gérable et exploitable.
  • Les éducateurs, auxiliaires de vie, psychologues et autres intervenants sur le terrain sollicitent continuellement les équipes administratives et les chefs de service pour accéder à l'une ou l'autre information relative aux usagers dont ils ont la responsabilité.
  • Absences et congés, remplacements et urgences diverses bousculent le bon fonctionnement de l'accès à l'information.
  • La multiplication de sources hétéroclites d'information au sein de l'administration des ESSMS (chaque intervenant gère ses listes indépendamment) et les doublons d'information qui en découlent suscitent de grosses difficultés d'actualisation et donc de nombreuses erreurs et malentendus. L'arrivée d'un usager, son départ, son changement de groupe sont autant d'événements essentiels qui doivent être diffusés simplement et instantanément au travers de toute la structure.
  • Les équipes éducatives sont aujourd'hui prêtes à travailler avec des outils informatiques pour autant qu'ils soient adaptés à leur maîtrise de l'informatique et facilitent rapidement leur travail.

Une offre informatique segmentée et inadaptée

Les ESSMS proposent des offres de prise en charge très variées dans les secteurs de la protection de l'enfance, du handicap, de la réinsertion et de l'aide aux familles. La nomenclature des ministères dénombre plus de 50 types d'établissements, chacun correspondant à des prestations différentes (I.T.E.P., M.E.C.S., E.S.A.T, etc.). Par ailleurs, chaque établissement revendique lui-même ses spécificités et évolue régulièrement en matière de procédures, de publics accueillis, de services proposés et d'organismes partenaires.

Dans ce cadre, la loi de 2002 concernant la gestion des dossiers d'usagers se heurtait à l'impossibilité pour les ESSMS d'accéder à des solutions informatiques capables de :

  • Prendre réellement en compte les spécificités de la structure et d'accompagner ses évolutions : l'expérience et les pratiques en cours (structure des dossiers papier, des listes électroniques existantes, etc.) ne sont pas reprises dans les outils informatiques standards classiques, ce qui en limite leurs pertinences et contrarie leurs appropriations par le personnel. A contrario, la création d'un outil spécifique pour un établissement s'avère non seulement onéreuse à court terme mais aussi difficile à mettre à jour.
  • Organiser le partage en temps réel des données d'usagers ainsi que le transfert de ces données lors de changement de prise en charge. La prise en charge simultanée ou successive par plusieurs établissements ou services est pourtant chose courante. Les changements se produisent notamment lors de changement de situation de l'usager (évolution de l'âge et des besoins) mais aussi lors de déménagements familiaux. Les modèles utilisés pour traiter les données des usagers, axés essentiellement sur les prestations offertes, ne sont pas homogènes. Les établissements partagent et échangent régulièrement les informations au format papier, multiplient les saisies redondantes et cloisonnent le suivi par établissement, entraînant délais de traitement, erreurs de saisie voire pertes d'informations et oublis. Les coûts de gestion augmentent et la qualité du service aux usagers se trouve limitée non par la compétence des professionnels mais par les difficultés de maîtrise des flux d'informations et par la lourdeur administrative.
  • Permettre le pilotage d'ensemble des établissements d'un organisme gestionnaire : les organismes de tutelles (conseils départementaux, ARS) demandent aux organismes gestionnaires de plus en plus de transparence et de lisibilité sur les actions conduites et sur leur gestion administrative et financière. Des rapports périodiques et des analyses statistiques détaillées d'ensemble doivent leur être soumis. Mais, là aussi, vue la disparité des systèmes d'informations utilisés par leurs établissements, de fastidieux travaux manuels de consolidation et de synthèse sont régulièrement nécessaires.

Variation: innovation et liberté

Variation révolutionne le secteur de par :

  • Son architecture multi-établissements : Variation est conçu pour permettre le transfert de dossiers en quelques cliques quels que soient les types d'établissements concernés !
  • Sa capacité extrême de personnalisation : vous travaillez sur les interfaces qui correspondent réellement à vos besoins !
  • Son évolutivité : Nouveau groupe éducatif ? Nouveau type de prise en charge ? Nouveau type d'établissement ? Aucune mauvaise surprise à attendre. La généricité de Variation vous garantit une compatibilité native.
  • Sa simplicité de déploiement : un seul serveur à maintenir. Aucune installation sur les postes de vos employés. Déclarez un nouvel identifiant et votre nouvel employé peut se connecter !
  • Sa liberté d'utilisation : Vous bénéficiez sans contrainte de fonctionnalités professionnelles performantes. Parce que le dossier de l'usager doit, à terme, être accessible par tout le personnel concerné ! Variation se démarque par la liberté d'exécuter le programme, pour tous les usages; la liberté d'étudier le fonctionnement du programme et de l'adapter à ses besoins ; la liberté de redistribuer gratuitement des copies du programme ; la liberté d'améliorer le programme et de distribuer ces améliorations aux professionnels, pour en faire profiter toute la communauté du social.

Banque de champs

Avec Variation, vous définissez votre catalogue de champs (textes, liens, groupes, etc.) pour votre installation. Vous matérialisez précisément le système d'information de vos établissements et capitalisez votre expérience !

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Architecture

Variation propose des accès différents aux divers intervenants :

  • Siège de l'association
  • Administration de chaque établissement (direction, chefs de service, etc.)
  • Groupes éducatifs, pédagogiques ou thérapeutiques de chaque établissement

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