Logiciel Variation

Comment se déroule l'intégration de votre logiciel Variation dans votre établissement

Intégrer Variation au sein d'un ESSMS est un véritable projet et doit donc etre géré comme tel. C'est pourquoi il y a des étapes clés à considérer pour que le projet se passe dans les meilleures conditions.
projet variation logiciel dossier usager

Avec Variation, vous disposerez, selon vos moyens financiers et humains, d'un outil évolutif et techniquement très flexible: installation basique ou plus perfectionnée, autonome ou accompagnée par des prestataires externes, individualisée ou mutualisée : votre projet vous appartient !

La réussite d'un projet Variation est conditionnée par la mise en oeuvre simultannée de quatre compétences :

Si vous ne disposez pas de ces compétences, vous devrez considérer la participation d'intervenants externes.

La démarche proposée ci-après suppose une mise en oeuvre dans le cadre d'un seul et unique établissement. Fournie à titre exemplaire, elle pourra être adaptée selon le contexte précis de l'établissement. Nous ne garantissons ni l'exhaustivité ni la pertinence dans votre cas précis.

1. Préparation du projet

Initialisation du projet

  • Constitution d'un comité de pilotage multidisciplinaire (directeur, chefs de service etc.); Les membres de ce comité pourront également demander la participation d'intervenants extérieurs, et éventuellement d'experts (CNIL, sécurité etc.).
  • Analyse des pré-requis au projet.
  • Désignation d'un chef de projet Variation responsable de la coordination et de la mise en oeuvre du projet.
  • Identification des services pilotes et des scénarios clés de traitements d'information (admission d'usager, projet individuel etc.)
  • Création du groupe d'utilisateurs test correspondant aux scénarios de traitement.
Si vous ne disposez pas des compétences de pilotage de projet nécessaires, nous vous proposerons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.

Initialisation du projet

  • Constitution d'un comité de pilotage multidisciplinaire (directeur, chefs de service etc.); Les membres de ce comité pourront également demander la participation d'intervenants extérieurs, et éventuellement d'experts (CNIL, sécurité etc.).
  • Analyse des pré-requis au projet.
  • Désignation d'un chef de projet Variation responsable de la coordination et de la mise en oeuvre du projet.
  • Identification des services pilotes et des scénarios clés de traitements d'information (admission d'usager, projet individuel etc.)
  • Création du groupe d'utilisateurs test correspondant aux scénarios de traitement.
Si vous ne disposez pas des compétences de pilotage de projet nécessaires, nous vous proposerons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.

Définition du système d'information

  • Analyse de démonstrations et d'arrangements existants et définition des aménagements nécessaires.
  • Synthèse des outils existants (formulaires, listes etc.).
  • Identification des portails à utiliser.
  • Identification des données à traiter et des volets de dossier à utiliser.
  • Classification des événements, documents et notes.
Ce travail d'analyse organisationnelle nécessitera des compétences particulières. Vous pouvez faire appel aux prestataires Variation si nécessaire.

2. Implémentation du projet

Paramétrage de Variation

  • Déclaration des portails
  • Paramétrage itératif de la solution en utilisant le portail d'administration (gestions d'utilisateurs, types d'événement etc.)
  • Livraison et test de versions intermédiaires
  • Réunions hebdomadaires
  • Signalements d'anomalies et d'améliorations nécessaires

Vous pourrez faire appel à notre tutoriel et à nos manuels.

Ce travail de paramétrage de l'outil nécessitera une bonne maitrise des outils d'administration décrits dans les manuels. Nos prestataires pourront vous accompagner si nécessaire. Vous pourrez faire appel à l'éditeur pour des travaux de développement spécifiques.

Démarches CNIL / RGPD

  • Vérification de la légalité des traitements et correctifs si nécessaire
  • Définition des procédures d'archivages de dossiers et de suppression de notes de liaison
  • Déclaration ou demande d'autorisation auprès de la CNIL
  • Introduction de mentions légales dans les contrats avec les usagers
Ce travail nécessite des compétences externe en terme de réglementations et de protection des données. Selon les démarches, une prise en compte plus en amont dans le projet pourra etre envisagée.
Sites de références : Site de la CNIL et Information s RGPD

Intégration réseau

  • Achat (si nécessaire) et préparation du serveur de production
  • Intégration du serveur au réseau informatique
  • Sécurisation des accès au serveur
  • Basculement de la solution depuis serveur de projet
  • Préparation et migration des données existantes
Ce travail d'analyse organisationnelle nécessitera des compétences particulières.

3. Evaluation du projet

Démarrage des services pilotes

  • Rédaction de la documentation utilisateur
  • Définition des rà´les de saisie et maintenance de données
  • Formation du référent informatique au paramétrage (gestion des utilisateurs, gestion de groupes, gestion des types d'évènements et de documents)
  • Formation des utilisateurs test (navigation d'ensemble, saisies de données, de documents, de notes et d'évènements)
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur au groupe d'utilisateurs de test

Si vous ne disposez pas des compétences de pilotage de projet nécessaires, nous vous proposons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.

Vérification de l'aptitude

  • Essais des fonctionnalités en situation réelle par les utilisateurs test
  • Validation de conformité des fonctionnalités
  • Ajustement de la solution

Vérification de service régulier

  • Evaluation dans les conditions normales d'utilisation
  • Exploitation sur les services pilotes
  • Synthèse des retours par le référent informatique
  • Derniers ajustements de la solution
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur à l'ensemble des utilisateurs (ou déploiement par tranche d'utilisateurs)