Logiciel Variation

Objectifs

La solution Variation a été développée en coopération avec plusieurs établissements et services du social et médico-social (ESSMS) afin de répondre à leurs besoins de centralisation des dossiers d'usagers et d'échange d'information entre intervenants.
Variation s'intègre dans le projet d'établissement des ESSMS. Avec Variation, vous renforcez la qualité de votre gestion collective et affinez la prise en charge individuelle de vos usagers. Vous gérez efficacement chaque projet individuel et coordonnez les interventions de l'ensemble de vos services.

Répondre aux besoins croissants en gestion et pilotage des dossiers.

Suivi, rapports et statistiques

logiciel dossier usager

Les ESSMS sont toujours plus sollicitées par des demandes de rapports et de statistiques périodiques. Ces rapports sont difficiles à produire et empêchent les équipes de se consacrer comme elles le souhaiteraient au suivi des usagers.

Qualité

Les contraintes et réglementations liées à la Loi 2002-2 de rénovation de l'action sociale obligent ces structures à enregistrer un volume croissant d'informations liées aux usagers et suivre la qualité du service fourni. Des procédures d'évaluations internes doivent etre mises en place. Le dossier de l'usager en version papier s'épaissit et devient difficilement gérable et exploitable.

Partage

Les éducateurs, auxiliaires de vie, psychologues et autres intervenants sur le terrain sollicitent continuellement les équipes administratives et les chefs de service pour accéder à l'une ou l'autre information relative aux usagers dont ils ont la responsabilité. Absences et congés, remplacements et urgences diverses bousculent le bon fonctionnement de l'accès à l'information.

Mise à jour

La multiplication de sources hétéroclites d'information au sein de l'administration des ESSMS (chaque intervenant gère ses listes indépendamment) et les doublons d'information qui en découlent suscitent de grosses difficultés d'actualisation et donc de nombreuses erreurs et malentendus. L'arrivée d'un usager, son départ, son changement de groupe sont autant d'événements essentiels qui doivent être diffusés simplement et instantanément au travers de toute la structure.

Les challenges du dossier informatisé

Personnalisation, réduction de la maintenance et des coûts.

Les ESSMS proposent des offres de prise en charge très variées dans les secteurs de la protection de l'enfance, du handicap, de la réinsertion et de l'aide aux familles. La nomenclature des ministères dénombre plus de 50 types d'établissements, chacun correspondant à des prestations différentes (I.T.E.P., M.E.C.S., E.S.A.T, etc.). Par ailleurs, chaque établissement revendique lui-même ses spécificités et évolue régulièrement en matière de procédures, de publics accueillis, de services proposés et d'organismes partenaires.

Compétences et acceptation

Les faibles compétences informatiques généralement sur place nécessitent des outils fiables et simple à maintenir. Les équipes éducatives, sociales et para-médicales sont elles aujourd'hui prêtes à travailler avec des outils informatiques pour autant qu'ils soient adaptés à leur niveau de maîtrise de l'informatique et facilitent rapidement leur travail.

Personnalisation, réduction de la maintenance et des coûts.

Chaque solution doit prendre réellement en compte les spécificités de la structure et d'accompagner ses évolutions : l'expérience et les pratiques en cours (structure des dossiers papier, des listes électroniques existantes, etc.) ne sont généralement pas reprises dans les outils informatiques standards classiques, ce qui en limite leurs pertinences et contrarie leurs appropriations par le personnel. A contrario, la création d'un outil spécifique pour un établissement s'avère généralement non seulement onéreuse à court terme mais aussi difficile à mettre à jour.